12 وظیفه اصلی منابع انسانی چیست؟ بررسی مهم ترین کارکردهای HR

منابع انسانی یکی از بخش های مهم هر سازمان است و وظایف متنوعی را بر عهده دارد؛ از جذب و استخدام نیرو گرفته تا مدیریت عملکرد، آموزش و توسعه کارکنان و بسیاری از فعالیت های دیگر.

در مجموع می توان 12 کارکرد اصلی مدیریت منابع انسانی (HRM) را در نظر گرفت که هرکدام بخشی از چرخه فعالیت کارکنان در سازمان را پوشش می دهند.

اما برای شناخت این وظایف، ابتدا باید بدانیم مدیریت منابع انسانی چیست.

بر اساس تعریف Storey در سال 1995، مدیریت منابع انسانی رویکردی متمایز به مدیریت نیروی کار است که تلاش می کند از طریق به کارگیری راهبردی نیروی کاری توانمند و متعهد و با استفاده هماهنگ از روش های فرهنگی، ساختاری و منابع انسانی، برای سازمان مزیت رقابتی ایجاد کند.

به زبان ساده، منابع انسانی فقط مسئول استخدام افراد یا انجام امور اداری کارکنان نیست؛ بلکه وظیفه دارد اطمینان پیدا کند سازمان افراد مناسب را جذب می کند، آن ها را توسعه می دهد، عملکردشان را مدیریت می کند و شرایطی فراهم می کند که بتوانند در مسیر اهداف سازمان فعالیت کنند در ادامه با 12 کارکرد اصلی منابع انسانی آشنا می شویم.

1. برنامه ریزی منابع انسانی

اولین وظیفه منابع انسانی، شناخت نیازهای آینده سازمان است.

سازمان در آینده به چند نیروی جدید نیاز خواهد داشت؟ چه مهارت هایی باید در اختیار داشته باشد؟ چه موقعیت های شغلی باید ایجاد یا تکمیل شوند؟ برنامه ریزی منابع انسانی فرایندی مستمر و مبتنی بر داده است که کمک می کند سازمان در زمان مناسب، افراد مناسب را با مهارت های مورد نیاز در جایگاه مناسب داشته باشد. این برنامه ریزی روی بسیاری از فعالیت های دیگر منابع انسانی مانند استخدام، انتخاب نیرو، مدیریت عملکرد و آموزش و توسعه کارکنان نیز تاثیر می گذارد.

2. جذب و انتخاب نیرو

دومین وظیفه منابع انسانی، پیدا کردن و جذب افرادی است که بتوانند نیازهای سازمان را برطرف کنند و سپس انتخاب مناسب ترین افراد از میان متقاضیان.

فرایند جذب نیرو معمولا از معرفی سازمان به عنوان یک محل کار جذاب آغاز می شود. برند کارفرمایی می تواند در جذب افراد مناسب نقش مهمی داشته باشد. پس از جذب متقاضیان، مرحله انتخاب آغاز می شود. در این مرحله منابع انسانی با استفاده از روش هایی مانند بررسی رزومه، مصاحبه، آزمون های تخصصی و ارزیابی شایستگی ها تلاش می کند مناسب ترین فرد را برای هر موقعیت شغلی انتخاب کند.

استخدام اشتباه می تواند هزینه های زیادی برای سازمان داشته باشد و روی بهره وری، عملکرد تیم و حتی سایر کارکنان تاثیر بگذارد. به همین دلیل طراحی یک فرایند استاندارد برای جذب و انتخاب نیرو اهمیت زیادی دارد.

3. مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد به سازمان کمک می کند عملکرد کارکنان را در مسیر اهداف سازمان قرار دهد.

تعیین اهداف مشخص، ارائه بازخورد، گفت وگوی مستمر میان مدیر و کارمند و بررسی میزان پیشرفت، از بخش های مهم مدیریت عملکرد هستند. در روش های سنتی، ارزیابی عملکرد معمولا در دوره های مشخص مانند سالانه یا شش ماهه انجام می شد. اما رویکردهای جدیدتر بیشتر بر گفت وگوهای مستمر، بازخورد به موقع و بررسی پیشرفت کارکنان تمرکز دارند.

یکی از روش های شناخته شده در این زمینه، بازخورد 360 درجه است که در آن عملکرد فرد از دیدگاه مدیر، همکاران، اعضای تیم و گاهی مشتریان بررسی می شود. مدیریت عملکرد همچنین می تواند شکاف میان توانمندی های فعلی کارکنان و مهارت هایی را که سازمان در آینده به آن ها نیاز دارد، شناسایی کند.

4. آموزش و توسعه کارکنان

یکی از مهم ترین وظایف منابع انسانی، کمک به کارکنان برای یادگیری مهارت های مورد نیاز امروز و آینده است.

نیازهای سازمان ثابت نمی مانند و با تغییر فناوری، بازار و روش های کاری، مهارت های مورد نیاز نیز تغییر می کنند. بنابراین سازمان باید به کارکنان فرصت یادگیری و توسعه مهارت هایشان را بدهد. آموزش کارکنان می تواند شامل دوره های تخصصی، آموزش مهارت های نرم، توسعه مدیران و رهبران، یادگیری در حین کار و برنامه های توسعه فردی باشد. سرمایه گذاری روی آموزش فقط به نفع کارکنان نیست؛ سازمان نیز از نیروی انسانی توانمندتر، آمادگی بیشتر برای تغییر و حفظ بهتر نیروهای متخصص بهره مند می شود.

5. برنامه ریزی مسیر شغلی

پنجمین کارکرد منابع انسانی، کمک به کارکنان برای شناخت و ساختن مسیر شغلی آن ها در سازمان است.

کارمند باید بداند اگر مهارت ها و عملکرد خود را توسعه دهد، چه فرصت هایی برای پیشرفت در اختیار خواهد داشت. برنامه ریزی مسیر شغلی می تواند شامل مشخص کردن موقعیت های شغلی آینده، مهارت های مورد نیاز برای ارتقا و برنامه های آموزشی لازم برای رسیدن به آن ها باشد. این کار علاوه بر ایجاد انگیزه برای کارکنان، به سازمان نیز کمک می کند برای جایگزینی نیروهای کلیدی و پر کردن موقعیت های مدیریتی در آینده آماده باشد.

6. ارزیابی مشاغل

ارزیابی شغل یکی از بخش های تخصصی منابع انسانی است که ارزش و ویژگی های مختلف مشاغل را در سازمان بررسی می کند.

در این فرایند عواملی مانند مسئولیت های شغلی، میزان تخصص مورد نیاز، تجربه، مهارت ها، پیچیدگی کار و میزان تاثیرگذاری آن بر سازمان بررسی می شود. هدف این است که سازمان بتواند میان مشاغل مختلف مقایسه منطقی ایجاد کند و برای موقعیت های شغلی مشابه، ساختار منصفانه تری در نظر بگیرد.

کارشناس منابع انسانی باید مهربان باشد؟ واقعیت های شغل HR

برخی روش های رایج ارزیابی مشاغل عبارتند از:

• روش رتبه بندی: مشاغل بر اساس میزان اهمیت و ارزش آن ها برای سازمان رتبه بندی می شوند.

• روش طبقه بندی: مشاغل در گروه ها و سطوح مختلف قرار می گیرند و سپس در هر گروه ارزیابی می شوند.

• روش امتیازی: برای عواملی مانند دانش تخصصی، حل مسئله، مهارت ارتباطی و مسئولیت پذیری امتیاز در نظر گرفته می شود.

• روش مبتنی بر شایستگی فرد: تمرکز اصلی روی مهارت ها و شایستگی های فردی است که می تواند مبنای پرداخت یا پیشرفت شغلی قرار گیرد.

7. جبران خدمات و پاداش

پاداش کارکنان فقط به حقوق ماهانه محدود نمی شود.

جبران خدمات و پاداش می تواند شامل حقوق، پاداش عملکرد، مزایا، فرصت رشد، امنیت شغلی، قدردانی، استقلال در کار، محیط کاری مناسب و فرصت های توسعه باشد. به همین دلیل در منابع انسانی از مفهوم Total Rewards یا پاداش جامع استفاده می شود؛ مفهومی که تمام ارزش هایی را که یک سازمان در ازای کار کارکنان به آن ها ارائه می کند، در بر می گیرد.

برای مثال، فرصت ارتقا، یادگیری مهارت های جدید، دریافت بازخورد، داشتن همکاران مناسب و انجام کاری معنادار نیز می توانند بخشی از تجربه پاداش دهنده کارکنان باشند. در واقع سازمان باید به این سوال پاسخ دهد:

«چرا یک نیروی توانمند باید بخواهد در این سازمان بماند؟» پاسخ این سوال تنها به میزان حقوق محدود نمی شود.

8. روابط کار

منابع انسانی مسئول مدیریت و حفظ روابط میان کارکنان، سازمان و در برخی کشورها اتحادیه های کارگری است.

این بخش می تواند شامل رسیدگی به اختلافات کاری، مذاکره، اجرای قوانین و مقررات کار و مدیریت ارتباط سازمان با تشکل های کارگری باشد. وجود روابط کاری سالم می تواند به شناسایی زودهنگام اختلافات و حل آن ها قبل از تبدیل شدن به مشکلات جدی کمک کند. البته اهمیت و شکل این وظیفه در کشورهای مختلف متفاوت است و به قوانین کار و میزان حضور اتحادیه ها در هر کشور بستگی دارد.

9. مشارکت و ارتباط با کارکنان

یکی دیگر از وظایف منابع انسانی، ایجاد ارتباط موثر میان سازمان و کارکنان است.

کارکنان باید درباره موضوعاتی که بر کار آن ها تاثیر می گذارد اطلاعات کافی داشته باشند و در عین حال بتوانند دیدگاه ها، مشکلات و پیشنهادهای خود را با سازمان در میان بگذارند. منابع انسانی می تواند با ایجاد کانال های ارتباطی مناسب، نظرسنجی کارکنان، جلسات بازخورد و برنامه های مشارکت کارکنان، به ایجاد ارتباط بهتر کمک کند. در این رویکرد، HR فقط انتقال دهنده پیام های مدیریت نیست؛ بلکه باید صدای کارکنان را نیز بشنود و مسائل آن ها را به شکل مناسبی در سازمان منعکس کند.

10. سلامت و ایمنی محیط کار

ایجاد محیط کاری سالم و ایمن یکی دیگر از وظایف منابع انسانی است.

این وظیفه می تواند شامل تدوین و اجرای دستورالعمل های ایمنی، آموزش کارکنان، افزایش آگاهی درباره خطرات محیط کار و ایجاد فرهنگ ایمنی باشد. فرهنگ ایمنی زمانی موثرتر است که رعایت اصول ایمنی فقط یک قانون روی کاغذ نباشد و به بخشی از رفتار روزمره کارکنان تبدیل شود. همه گیری کرونا نیز اهمیت سلامت و ایمنی محیط کار را بیشتر مورد توجه قرار داد و باعث شد بسیاری از کارکنان و متقاضیان شغل، توجه بیشتری به سیاست های سلامت و ایمنی سازمان ها داشته باشند.

شناسنامه شغلی و وظایف و الزامات

11. رفاه کارکنان

منابع انسانی در بسیاری از سازمان ها نقش مهمی در حمایت از رفاه کارکنان نیز دارد.

رفاه کارکنان می تواند ابعاد مختلفی داشته باشد؛ از سلامت جسمی و روانی گرفته تا وضعیت مالی، تعادل میان زندگی و کار و کیفیت روابط در محیط کار. هدف از برنامه های رفاهی این است که کارکنان بتوانند در شرایط مناسب تری کار کنند و سازمان نیز بتواند محیطی ایجاد کند که از فرسودگی و کاهش مشارکت کارکنان جلوگیری شود. این برنامه ها می توانند شامل خدمات مشاوره، برنامه های سلامت، انعطاف پذیری کاری، مرخصی های حمایتی و برنامه های مرتبط با سلامت مالی باشند.

12. وظایف اداری منابع انسانی

آخرین مورد، بخش اداری منابع انسانی است. اگرچه بخش زیادی از توجه امروز HR به موضوعاتی مانند تجربه کارکنان، توسعه استعدادها و فرهنگ سازمانی معطوف شده، اما وظایف اداری همچنان بخش مهمی از فعالیت منابع انسانی هستند.

این وظایف می توانند شامل مدیریت اطلاعات کارکنان، قراردادها، ارتقا و جابه جایی کارکنان، رسیدگی به مسائل انضباطی، مرخصی، بیماری، قوانین و مقررات، شکایات و سایر فرایندهای پرسنلی باشند. سیستم های اطلاعات منابع انسانی یا HRIS نیز برای ثبت و مدیریت اطلاعات کارکنان استفاده می شوند و به منابع انسانی کمک می کنند تصمیم های خود را بر اساس داده های دقیق تری اتخاذ کند.

جمع بندی

منابع انسانی فقط واحدی برای استخدام نیرو و انجام امور اداری کارکنان نیست. از برنامه ریزی نیروی انسانی و جذب افراد مناسب گرفته تا آموزش، مدیریت عملکرد، مسیر شغلی، جبران خدمات، سلامت، رفاه و ارتباط با کارکنان، HR در بخش های مختلف چرخه حضور یک فرد در سازمان نقش دارد.

این 12 کارکرد در کنار یکدیگر کمک می کنند سازمان بتواند افراد مناسب را جذب کند، آن ها را توسعه دهد، عملکردشان را مدیریت کند و شرایط لازم برای ماندگاری و مشارکت آن ها را فراهم کند. به همین دلیل، منابع انسانی امروزی بیش از آنکه صرفا یک واحد پشتیبان باشد، بخشی از فرایند تصمیم گیری و توسعه سازمان محسوب می شود.