(Automation) تركیبی است از دو كلمه "automatic" و "operation" و به معنی عمل كردن بدون عامل خارجی (انسان) یا با كمترین تاثیرعامل خارجی است. بعبارتی اتوماسیون یعنی خودكارشدن عملیات اتوماسیون اداری راهی برای پیشرفت سازمان از طریق بالا بردن دقت در انجام کارها، صرفه جویی در زمان، بالا بردن سرعت پاسخگویی به مشتریان، کاهش هزینه ها و ... است.
وقتی که اتوماسیون اداری بطور کامل در سازمانی پیاده سازی شود نقش پر رنگی بر همه فعالیت ها دارد و این امکان را به پرسنل می دهد که بتوانند با بهره گیری از اتوماسیون راه کارهای مفیدی را به سازمان تزریق کنند و بهره وری را بالا ببرند. با جایگزین شدن روش های سنتی و منسوخ شده به راه حل های آنلاین و تمام اتوماتیک سرعت گردش کارها و اثر بخشی، افزایش پیدا می کند.
در برخی شرکت ها و سازمان ها با توجه به حجم مراودات و نامه نگاری درون سازمانی و برون سازمانی نیاز به یک اتوماسیون در زمینه نامه نگاری و دبیرخانه احساس می شود.
از طریق نرم افزار نامه نگاری می توان نامه های خود را بصورت اینترنتی برای همکار دیگری که درون سازمان است ارسال کنید، فایلی به آن الصاق کنید و یا رونوشت به مدیر و یا فرد دیگری بزنید و یا اینکه در پاسخ به نامه ها از عطف استفاده کنید.
همچنین نامه هایی که از خارج سازمان به درون سازمان ارسال می شود توسط دبیرخانه شماره گذاری شود تا فرد ارسال کننده تواند نامه خود را پیگیری کند.
از طرفی وقتی نامه ای از سازمان خارج می شود باید توسط عناصری اصالت نامه را تضمین کرد. نرم افزار نامه نگاری فعلی با ایجاد بارکد دوبعدی در برنامه و چاپ آن زیر نامه می تواند اصالت نامه را از طریق درگاه اینترنتی سازمان بررسی نمود.
ساختار درختی نامه در این نرم افزار برای نامه ها قابل مشاهده است.
نرم افزار بصورت اتوماتیک بر روی نامه های خارج شده یک بارکد دوبعدی qr code تولید می کند که از طریق اسکن آن می توان به اصل نامه رسید و یا اینکه هر نامه رمز عبوری دارد که با درج این رمز در سایت می توان اصل نامه را مشاهده نمود. همچنین تعداد دفعات بررسی اصالت نامه برای مدیر سیستم قابل رهگیری است.
بله؛ شما می توانید در صورت سازگاری این بخش را در نرم افزار های خود قرار داده و یا بصورت مجزا در دامنه ای فعال کنید.
بله؛ شما می توانید در دمو تست نرم افزار را انجام داده و یا در نرم افزار خود آن را تست کنید و در زمان مشخص کار کرده و درخواست خالی کردن مجدد نرم افزار را دهید.
بله؛ شما می توانید تحلیل و خواسته های خود را با تیم پشتیبانی مطرح کرده و برآورد زمان و هزینه سفارشی سازی را دریافت کنید.