تاثیرات اتوماسیون اداری در شرکت ها و سازمان ها

اگر مقاله نرم افزار اتوماسیون اداری چرایی و چیستی؟ را مطالعه کرده باشید، شاید سوالات دیگری هم در این رابطه در ذهنتان به وجود آمده باشد. در این مقاله می خواهیم به بررسی اثرات مثبت و منفی ورود اتوماسیون اداری به شرکت ها و سازمان ها بپردازیم.

اتوماسیون اداری راهی برای پیشرفت سازمان از طریق بالا بردن دقت در انجام کارها، صرفه جویی در زمان، بالا بردن سرعت پاسخگویی به مشتریان، کاهش هزینه ها و... است.

یک اتوماسیون اداری شامل بخش های متعدد است که هر کدام بخش هایی از فرایند ها یا فعالیت های یک سازمان را در بر می گیرد. اما بخش های مختلف اتوماسیون اداری چیست؟ در این بخش به معرفی و بررسی این موارد خواهیم پرداخت.

دبیرخانه

دبیرخانه، هسته اصلی سیستم اتوماسیون اداری است. این بخش شامل فرایند های ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بخش بایگانی است. در این بخش عملیات مختلفی مانند اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، پیگیری نامه های دریافتی، تهیه پیش نویس، ثبت و چاپ نامه های ارسالی و… انجام می شود.

فرم ساز

بخش فرم ساز، وظیفه طراحی انواع فرم های سازمانی و گردش آن ها در قالب جریان های کاری از پیش تعریف شده را دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات فرم ها در سیستم اتوماسیون اداری کنترل و مدیریت می شود.

مدیریت جلسات

از دیگر بخش های سیستم اتوماسیون اداری، بخش مدیریت جلسات است که به تنظیم، ثبت، نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات می پردازد. مدیریت جلسات شامل تقویم کاری، قرارهای کاری، مدیریت پروژه و… است.

پورتال مکاتبات برون سازمانی

امروزه بخش پورتال سازمانی در راستای طرح تکریم ارباب رجوع، به سیستم اتوماسیون اداری افزوده شده است. چرا که شکل گیری بستر های جدید ارتباطی، باعث شده سازمان ها برای کاهش هزینه ها، تسریع در ارائه خدمات و…، پیگیری کار های اداری خارج از سازمان را از الزامات مهم بدانند. به این ترتیب امکان ردگیری مکاتبات خارج از سازمان به راحتی فراهم می شود.

آرشیو الکترونیک

با گذشت زمان و افزایش حجم مستندات سازمان، طبیعتا نیازمند به ابزاری جهت بایگانی آن ها خواهید بود. سیستم های اتوماسیون اداری، بخشی به عنوان آرشیو الکترونیک مستندات دارند که این بخش علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد، امکان جستجو و دستیابی سریع به آن ها را نیز فراهم می کند.

کارتابل آفلاین

در سیستم های اتوماسیون اداری برای قسمت های پراهمیت نرم افزار، امکان فعالیت آفلاین نیز در نظر گرفته شده است. تا در صورت عدم دسترسی به اینترنت، بتوانید به اطلاعات مورد نظر دسترسی پیدا کنید. کارتابل آفلاین یکی از این موارد است. با وجود کارتابل آفلاین، شما می توانید در هر مکانی، فعالیت های خود را پیگیری کرده و پس از برقراری ارتباط با سیستم آن ها را به روز کنید.

وقتی که اتوماسیون اداری به طور کامل در سازمانی پیاده سازی شود نقش پر رنگی بر همه فعالیت ها دارد و این امکان را به پرسنل می دهد که بتوانند با بهره گیری از اتوماسیون راه کار های مفیدی را به سازمان تزریق کنند و بهره وری را بالا ببرند. با جایگزین شدن روش های سنتی و منسوخ شده به راه حل های آنلاین و تمام اتوماتیک سرعت گردش کار ها و اثر بخشی، افزایش پیدا می کند.

یکی از راه های اتوماسیون سازی در بخش تبلیغات شرکت ایمیل مارکتینگ است

تاثیرات مثبت اتوماسیون اداری (مزیت استفاده از اتوماسیون اداری)

اگر بخواهیم از تاثیرات مثبت یک اتوماسیون اداری در سازمان صحبت کنیم قبل از هر چیزی باید آموزش کار با اتوماسیون را به پرسنل داده باشیم و پس از آن منتظر تاثیرات مثبت آن شویم.
یکی از تاثیرات مثبتی که به زودی آن را مشاهده می کنید، خداحافظی با کاغذ و پرونده های کاغذی است. هنگامی که ما از اتوماسیون اداری استفاده می کنیم به خیل عظیمی از دوستاران محیط زیست می پیوندید. تمامی پرونده ها و کاغذ های دبیرخانه جای خود را به داده های کامپیوتری که در دیتابیس ذخیره می شوند می دهند. شما چه دبیرخانه بصورت فیزیکی داشته باشید چه یک سرور که داده ها در آن ذخیره شود باید امنیت هر دو محل را تامین نماید و صد البته که حفاظت از داده های کامپیوتری و تهیه نسخه پشتیبان، کار راحت تر و مقرون به صرفه تریست.
از آن جا که استفاده از این سیستم سرعت کار ها را بالا تر می برد و دسترسی به داده ها را راحت تر می کند، انگیزه پرسنل نیز به مراتب بالاتر رفته و کارها با دقت بیشتری انجام می شوند. همچنین مهارت استفاده از اتوماسیون اداری برای هر کارمند مزیت و تخصصی مجزا حساب می شود و موجب اعتبار وی در آینده خواهد شد.
علاوه بر دسترسی آسان و ایمن تر به داده ها، رابطه و وابستگی جغرافیایی سازمان ها کاهش پیدا می کند و در صورتی که شما از نسخه نرم افزار تحت وب اتوماسیون اداری استفاده کنید، مسیر انتقال اطلاعات نیز کاهش می یابد.

تاثیرات منفی اتوماسیون اداری (معایب اتوماسیون اداری)

در حقیقت سیستم اتوماسیون اداری بنا به اثر گذاری مثبت راه اندازی شده است و نمی توان عیبی در آن دید ولی همیشه با ورود یک سیستم جدید به سازمان مقاومت برخی از پرسنل امری طبیعی است چرا که آن ها تصور می کنند با جایگزینی یک سیستم پیشرفته به جای سیستم قدیمی کارهایشان پیچیده و زیادتر می شود و امکان دارد نتوانند با آن کنار بیایند یا یادگیری سختی داشته باشد و در نتیجه کار خود را از دست بدهند.

اما در اینجا نقش مدیران و کارشناسان آن سازمان پر رنگ می شود. آن ها در صورتی که خودشان اعتقاد به این سیستم داشته باشند، می توانند این باور را طی جلسات مختلف به کارکنان منتقل نمایند و از مقاومت آنان در مقابل یک سیستم جدید بکاهند. پس از مقابله و شکست این مقاومت ها می توان رشد و نظم سازمان را مشاهده کرد.
همچنین عده ای بر این باور اشتباه اند که با ورود سیستم اتوماسیون اداری تعداد کارمندان سازمان کاهش می یابد. در صورتی که با جایگزینی یک سیستم اتوماسیون قدرتمند و جامع، بهره وری در سازمان افزایش یافته و به تبع آن رشد اقتصادی و توسعه سازمانی حاصل می شود که می تواند باعث ورود و استخدام افراد جدید در سازمان شود.

اگر شما هم تجربه ای از کار کردن با اتوماسیون اداری دارید، آن را به اشتراک بگذارید.

برای مشاوره می توانید با این شماره تماس بگیرید: 02188430578