اتوماسیون نامه نگاری

نرم افزار آنلاین نامه نگاری دات نرم افزار با بهره گیری از تکنولوژی های روز به منظور مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکت ها با امکانات کافی، رابط کاربری آسان و امنیت بالا و با مزیت بررسی کارتابل به صورت آنلاین طراحی و تولید شده است. اتوماسیون نامه نگاری مناسب شرکت هایی است که نیازمند نامه نگاری داخل سازمان و خارج از آن هستند. همچنین مستند سازی نامه ها برای بایگانی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. نرم افزار نامه نگاری آنلاین دات نرم افزار برای نامه های اداری و رسمی، نمونه قولنامه و قرارداد و مدیریت نامه نگاری، دبیرخانه و بایگانی کاربردی و آسان است. روند های نامه نگاری مانند امضا، رونوشت، عطف و... را شامل می شود. شما می توانید موارد ویژه مخصوص سازمان خود را نیز به این سیستم اضافه کرده و اتوماسیون نامه نگاری خود را سفارشی کنید.
تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شرکت ها، ادارات و...
نامه ها را در یک تقسیم بندی کلی می توان به دو دسته داخلی و بیرونی (درون سازمانی، بیرون سازمانی) تقسیم کرد. نامه های داخلی نامه هایی هستند که بین افراد و واحد های مختلف داخل یک سازمان رد و بدل می شوند.
نامه های بیرونی، به یک سازمان یا شرکت دیگر ارسال می شوند. وزارتخانه و نهاد های دولتی، شرکت های مشتری و تأمین کنندگان، از جمله کسانی هستند که شما خطاب به آن ها نامه می نویسید.
رسمی ترین نامه های اداری نامه های بیرونی هستند. نامه نگاری درون سازمانی نسبتاً منعطف تر و ساده تر است و ساختار و چارچوب آن، تا حدی تابع بزرگی سازمان و درجه ی رسمیت فرهنگ آن است.
نامه نگاری برای نامه هایی مانند: درخواست، نامه های دانشجویی، نامه بانکی، نامه گواهی، نامه استشهادیه محلی، نامه اعتراض و اخطار، نامه تقدیر و تشکر، نامه تبریک، نامه اعلام شکایات، نامه به مقامات، معرفی نامه، دعوت نامه، استعفا نامه، نامه خداحافظی، تقدیر نامه های علمی، فرهنگی، ورزشی، وصیت نامه و...
بعضی از ویژگی های نرم افزار نامه نگاری به شرح زیر است:
  • امکان تعریف پرسنل و اشخاص و نیز ثبت عکس پرسنل و امضاء برای آن ها
  • امکان پیوست تصویر به پرونده پرسنل
  • امکان تعریف تعداد نامحدود کاربر دبیرخانه
  • ثبت انواع نامه (داخلی، وارده، صادره)
  • امکان تعریف الگوها و سربرگ های سازمان
  • امکان ارسال پیام بین کاربران
  • امکان ارسال ایمیل
  • امکان ارسال فکس
  • گردش الکترونیکی مکاتبات
  • مشاهده و تهیه گزارش از گردش نامه
  • امکان تایید و عدم تایید نامه ها توسط تایید کننده و امضا کننده گان نامه
  • امکان مشاهده وضعیت نامه بصورت کلی، اعم از وضعیت و تاریخ مشاهده گیرنده نامه، وضعیت گردش و تاریخ آخرین گردش نامه، وضعیت و تاریخ و توضیحات آرشیو و اتمام کارنامه
  • امکان پیوست انواع ضمائم (اعم از تصویر و فایل) به نامه ها
  • امکان هامش نویسی روی نامه
  • امکان رونوشت نامه
  • مکان تهیه گزارش از لیست نامه ها و کاربران
  • ثبت تاریخ و زمان دقیق ورود و خروج کاربران به نرم افزار و...
نرم افزار بصورت اتوماتیک بر روی نامه های خارج شده یک بارکد دوبعدی qr code تولید می کند که از طریق اسکن آن می توان به اصل نامه رسید و یا اینکه هر نامه رمز عبوری دارد که با درج این رمز در سایت می توان اصل نامه را مشاهده نمود. همچنین تعداد دفعات بررسی اصالت نامه برای مدیر سیستم قابل رهگیری است.
بله؛ شما می توانید در صورت سازگاری این بخش را در نرم افزار های خود قرار داده و یا بصورت مجزا در دامنه ای فعال کنید.
بله؛ شما می توانید در دمو تست نرم افزار را انجام داده و یا در نرم افزار خود آن را تست کنید و در زمان مشخص کار کرده و درخواست خالی کردن مجدد نرم افزار را دهید.
بله، ما می توانید نرم افزار نامه نگاری تهیه شده را سفارشی کرده و بخش هایی از آن را تغییر، گسترش و شخصی سازی کنید.
بعد از تهیه نرم افزار شما می توانید از طریق دامنه مخصوص خود وارد سامانه نامه نگاری شوید.
درخت نامه، مسیر نامه را نشان می دهد، یعنی کی ادد شده، الان کجاست و مسیر اصلی نامه را نشان می دهد.
از منو وارد درختواره شده و نامه مورد نظر خود را پیدا کنید. مسیر درختواره، جایگاه نامه را پیدا خواهید کرد.
نرم افزار نامه نگاری دات نرم افزار آنلاین بوده و نیازی به نصب ندارید. به همین جهت با دامنه اختصاصی خود، بدون محدودیت کاربر وارد سامانه می شوید.
خیر، سال های بعد تنها هزینه هاست و بک آپ گیری را می پردازید.

مقاله